Pemberitahuan Privasi SIKESRA

Tentang pemberitahuan ini

SIKESRA (Sistem Informasi Kesejahteraan Rakyat) adalah sistem pemerintah kabupaten untuk mencatat dan memverifikasi objek sosial dan keagamaan: anak yatim dan piatu beserta wali, guru mengaji beserta penugasannya, rumah ibadah, lembaga keagamaan dan lembaga kesejahteraan sosial, serta klaim hibah masa lalu.

Pemberitahuan ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses, untuk apa, siapa yang dapat melihatnya, berapa lama disimpan, dan hak Anda. Pemberitahuan ini ditulis dengan bahasa sehari-hari untuk wali anak, guru mengaji, pengurus lembaga, dan petugas.

Situs publik ini hanya memuat informasi. Tidak ada tempat masuk (login) di sini, dan data pribadi yang dikelola SIKESRA tidak ditampilkan di sini.

Siapa pengendali data

Pengendali data pribadi adalah pemerintah kabupaten yang bertindak melalui perangkat daerah (OPD) yang bertanggung jawab atas program ini; kandidatnya adalah bagian yang membidangi kesejahteraan rakyat (Bagian Kesra). Penetapan resminya belum dilakukan: [pengendali data — belum ditetapkan, keputusan pemilik, OD-01].

Organisasi yang menyelenggarakan dan mengoperasikan platform bertindak atas instruksi pengendali sebagai prosesor data pribadi; ia bukan pengendali. Administrator platform tidak berhak atas data anak atau NIK hanya karena perannya.

Pejabat pelindungan data pribadi: [belum ditunjuk — keputusan pengendali data].

Untuk apa data diproses

• mendaftar, memverifikasi, dan menilai anak yatim dan piatu sebagai calon penerima program bantuan kesejahteraan, dan mencatat wali yang mewakili mereka;
• mendaftar guru mengaji, memverifikasi penugasannya, dan mendukung keputusan insentif;
• memelihara daftar rumah ibadah dan lembaga keagamaan serta sosial beserta pengurusnya untuk keperluan verifikasi dan hibah;
• mencatat klaim hibah masa lalu sebagai klaim beserta bukti pendukungnya; klaim bukan bukti pencairan;
• menyimpan dokumen bukti dan lokasi lembaga untuk verifikasi;
• memasukkan data dari berkas lembar kerja lama secara tercatat dan dapat ditelusuri;
• mencatat keputusan verifikasi dan tindakan petugas agar dapat dipertanggungjawabkan;
• menyusun statistik agregat untuk perencanaan;
• menangani permintaan dan keluhan subjek data.

Data tidak dipakai untuk pemasaran, pembuatan profil, atau keputusan otomatis. Keputusan tentang bantuan dibuat oleh petugas yang berwenang; sistem hanya mendukungnya. Memakai data untuk tujuan lain memerlukan penilaian baru.

Kata-kata punya arti tertentu: status terverifikasi tidak sama dengan layak menerima, ditetapkan, dicairkan, atau diumumkan.

Dasar pemrosesan

Dasar hukum untuk setiap kegiatan pemrosesan akan ditetapkan dan dicatat oleh pengendali data bersama penasihat hukum. Sampai itu dilakukan, pemberitahuan ini tidak menyatakan dasar hukum apa pun sebagai sudah dikonfirmasi: [dasar pemrosesan — akan dikonfirmasi pengendali data, OD-01, OD-09].

Data anak termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut Pasal 4 UU No. 27 Tahun 2022 (penasihat hukum mengonfirmasi rujukan pasalnya). Bila hukum mensyaratkan persetujuan atau kewenangan orang tua atau wali untuk memproses data anak, hal itu diminta dan dicatat; pengendali data menegaskan kapan hal itu diperlukan.

Data yang diproses

Data hanya dikumpulkan sebatas yang tercantum dalam kamus data yang disetujui. Rincian berikut menurut kelompok orang.

Anak dan wali

• Anak: nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, NIK atau nomor KIA, alamat tempat tinggal, sekolah, kategori yatim, piatu, atau yatim piatu beserta tanggal buktinya, dan riwayat penanganan kasus.
• Wali atau pengasuh: nama, NIK, hubungan dengan anak, dan nomor telepon seluler.

Data anak adalah data pribadi yang bersifat spesifik, sehingga dirancang dengan perlindungan tambahan: wali mewakili anak dalam pemberitahuan dan permintaan; sistem tidak mengumpulkan kontak anak sendiri dan tidak menghubungi anak; koordinat rumah anak tidak dikumpulkan secara bawaan dan tidak pernah dipublikasikan; identitas, foto, lokasi rumah, atau rincian kasus anak tidak pernah tampil di situs publik.

Guru mengaji

• Nama, tempat dan tanggal lahir, NIK, alamat pada KTP dan alamat domisili, dan nomor telepon seluler.
• Lembaga tempat mengajar, periode penugasan, dan status usulan insentif.

Pengurus dan pengasuh lembaga

• Nama dan peran (ketua, sekretaris, bendahara, imam, bilal, marbot, atau pengasuh), NIK, dan nomor telepon.
• Data lembaga: nama, alamat, status hukum, surat keputusan kepengurusan, foto bangunan, dan koordinat lembaga.
• Klaim hibah yang dicatat atas nama lembaga.

Dokumen bukti

Akta kelahiran atau kematian, kartu keluarga, surat keputusan, surat penugasan, dan foto dapat memuat data orang tua dan kerabat yang tidak terdaftar sendiri. Hanya bukti yang diperlukan untuk keputusan yang disimpan.

Petugas

Data petugas dijelaskan pada bagian Pemberitahuan untuk petugas di bawah.

Dari mana data berasal

• berkas lembar kerja lama milik perangkat daerah yang diimpor ke SIKESRA;
• petugas desa atau kelurahan dan kecamatan yang memasukkan atau memeriksa data;
• Anda sendiri, wali Anda, atau pengurus lembaga, melalui petugas.

Untuk data yang sudah dikumpulkan sebelum SIKESRA ada, pengendali data memutuskan bagaimana dan kapan orang yang terdampak diberi tahu: [pemberitahuan untuk data lama — keputusan pengendali data].

Siapa yang dapat melihat data

• petugas yang berwenang, sesuai peran dan wilayahnya (desa atau kelurahan, kecamatan, kabupaten), untuk tujuan yang dicatat;
• perangkat daerah program, terbatas pada yang diperlukan;
• auditor dan inspektorat, atas penugasan;
• penyedia hosting, penyimpanan, atau layanan lain yang bertindak sebagai prosesor atas instruksi pengendali: [daftar prosesor dan lokasi penyimpanan — keputusan pemilik, OD-18];
• pihak lain hanya berdasarkan perjanjian tertulis dan dasar yang sah: [perjanjian antar-OPD — keputusan pemilik, OD-03].

Data pribadi tidak dijual dan tidak dipublikasikan. Bila portal publik diaktifkan, publik hanya dapat melihat statistik agregat yang telah melewati penekanan angka kecil dan direktori lembaga yang telah disetujui: [data lembaga yang boleh diterbitkan — keputusan pemilik, OD-24].

Tidak ada pengiriman data ke luar negeri yang direncanakan. Bila suatu saat diperlukan, penilaian transfer dan keputusan pengendali data dibuat lebih dulu.

Berapa lama data disimpan

Jangka waktu penyimpanan untuk setiap jenis data belum ditetapkan: [jangka waktu penyimpanan — ditetapkan pengendali data dan otoritas kearsipan, OD-26, OD-09]. Prinsip yang akan diikuti:

• data aktif disimpan selama hubungan dengan program berjalan; calon yang ditolak disimpan lebih singkat, dengan alasan yang dicatat;
• berkas asal dan data tahap antara bersifat sementara dan dihapus setelah rekonsiliasi dan masa audit selesai;
• label yatim, piatu, atau kesejahteraan ditinjau pada setiap verifikasi dan tidak melekat selamanya;
• pemusnahan mengikuti aturan kearsipan; penahanan hukum menunda pemusnahan dan dicatat;
• salinan cadangan tidak diubah satu per satu; penghapusan sampai ke cadangan saat masa simpan cadangan berakhir.

Bagaimana data dijaga

Berikut rancangan perlindungannya dalam bahasa sehari-hari. Ini adalah rancangan dan komitmen, bukan pernyataan bahwa semuanya sudah dibangun, diuji, atau disertifikasi.

• Akses ditolak kecuali diizinkan. Petugas hanya dapat melihat data di wilayah dan perannya, dan harus menyatakan tujuan untuk data yang sangat sensitif.
• NIK dan pengenal lain ditutup sebagian secara bawaan; membukanya memerlukan tujuan dan dicatat.
• Setiap tindakan petugas atas data dicatat (siapa, kapan, apa, untuk tujuan apa) tanpa menyalin isi data.
• Berkas bukti disimpan secara privat dan tidak dibagikan lewat tautan terbuka.
• Data pribadi tidak dikirim ke layanan luar seperti peta, analitik, atau kecerdasan buatan.
• Data anak tidak ada di situs publik ini.
• Petugas menerima surat penunjukan tertulis, menandatangani pernyataan kerahasiaan, dan dilatih.

Hal yang masih menunggu keputusan pemilik: penyimpanan terenkripsi, lokasi penyimpanan, dan pemantauan: [keputusan pemilik, OD-18].

Hak Anda

Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022, Anda berhak antara lain untuk (daftar dan batas tepatnya dikonfirmasi penasihat hukum):

• mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda;
• mengakses data Anda dan memperoleh salinannya;
• meminta data yang salah atau tidak lengkap diperbaiki;
• keberatan, atau meminta pemrosesan dibatasi atau ditunda;
• meminta data dihapus atau dimusnahkan, dengan batas yang dijelaskan di bawah;
• menarik persetujuan, bila persetujuan menjadi dasar pemrosesan;
• menyampaikan keluhan.

Untuk anak, wali menjalankan hak tersebut.

Cara mengajukan permintaan

Datang ke kantor desa atau kelurahan, kecamatan, atau kabupaten, secara langsung atau tertulis, atau tulis ke kontak di bawah. Kanal dan alat pencatat permintaan belum ditetapkan: [kanal permintaan — belum tersedia, keputusan pengendali data].

• Petugas memeriksa identitas Anda, dan untuk anak kewenangan Anda sebagai wali, secukupnya dan mencatat hasilnya.
• Permintaan dijawab dengan bahasa yang jelas dalam batas waktu yang ditetapkan pengendali data: [batas waktu jawaban — belum ditetapkan].
• Koreksi dilakukan lewat alur revisi dengan bukti; riwayat sebelumnya tetap tersimpan.
• Penghapusan atau pembatasan ditimbang terhadap kewajiban kearsipan, kebutuhan audit, dan penahanan hukum; karena itu sebagian data mungkin tidak dapat dihapus seluruhnya, dan alasannya dijelaskan.
• Permintaan tidak pernah dijawab dengan membuka data orang lain.
• Bila permintaan ditolak, Anda menerima alasan dan jalur keluhan.

Jika terjadi kegagalan pelindungan data

UU No. 27 Tahun 2022 mewajibkan pengendali data memberitahukan secara tertulis kepada subjek data yang terdampak dan kepada lembaga pengawas paling lambat 3x24 jam sejak mengetahui kegagalan pelindungan data; dalam hal tertentu pengendali juga mengumumkannya kepada publik. Untuk anak, pemberitahuan disampaikan melalui wali.

Prosedur kesiapan, penanggung jawab, dan templat pemberitahuan sedang disusun: [prosedur pemberitahuan kegagalan pelindungan data — keputusan pemilik].

Pemberitahuan untuk petugas

Bagian ini untuk operator, verifikator, administrator, dan auditor SIKESRA.

• Data Anda yang diproses: nama, kontak kerja, peran, wilayah tugas, serta catatan masuk dan aktivitas.
• Tujuan: mengenali Anda, mengatur apa yang boleh Anda lakukan, menjaga keamanan, dan membuat setiap tindakan dapat dipertanggungjawabkan.
• Tindakan Anda dicatat dalam jejak audit: membaca data sensitif, mengubah data, memutuskan verifikasi, dan mengekspor, lengkap dengan siapa, kapan, dan tujuannya, tanpa menyalin nilai data. Auditor yang ditugaskan dapat membaca jejak ini.
• Pembatasan tujuan: akses hanya untuk tugas Anda yang sah dan untuk tujuan yang Anda catat. Membuka data tetangga, kerabat, atau kenalan tanpa keperluan tugas adalah pelanggaran; akses seperti itu tercatat dan dapat ditinjau.
• Catatan aktivitas dipakai untuk akuntabilitas dan keamanan, bukan untuk memantau Anda di luar tujuan itu.
• Sebelum melihat data anak, Anda menerima surat penunjukan tertulis, menandatangani pernyataan kerahasiaan, dan mengikuti pelatihan.
• Catatan aktivitas disimpan selama akun aktif ditambah masa retensi audit: [masa retensi audit — keputusan pemilik, OD-26].
• Anda memiliki hak yang sama seperti subjek data lain atas data Anda sebagai petugas; gunakan kontak di bawah.

Kontak

Pertanyaan, permintaan, atau keluhan dapat dikirim ke [email protected]. Alamat ini adalah contoh sementara (placeholder), bukan kontak resmi: [kontak resmi — keputusan pemilik, OD-21].

Lembaga pengawas dan jalur keluhan kepadanya: [belum dikonfirmasi penasihat hukum].

Versi dan perubahan

Setiap perubahan bermakna pada pemberitahuan ini diberi nomor versi dan tanggal berlaku, dan diberitahukan kepada pihak yang terdampak. Riwayat perubahan dicatat pada dokumen peninjauan internal. Saat ini hanya ada draf; belum ada versi yang berlaku.